Selasa, 24 April 2018

Mudah Administrasi Perkantoran dengan MS Excel Bagian 6

Belajar MS Excel bagian 6, dokpri.

Fungsi berikutnya yang sering digunakan dalam bidang administrasi perkantoran adalah fungsi VLOOKUP. Dalam bahasan Excel dasar, VLOOKUP dipandang kurang dapat dipahami oleh kita. Padahal, bila kita mengetahui kegunaan dari fungsi ini, tentu pekerjaan terkait administrasi perkantoran kita akan berjalan dengan baik dan efisien.

Fungsi VLOOKUP merupakan fungsi Excel yang digunakan untuk menemukan satu dari sekumpulan informasi berdasarkan identitas referensi menurut kolom (vertikal). Dengan fungsi ini, jika kita mengisikan satu data pada Cell target isian, maka akan keluar seluruh informasi yang bersesuaian dengan isian pada Cell tersebut. Untuk lebih jelasnya, berikut kita praktikkan dengan langkah-langkah berikut:

Misalkan kasusnya kita akan melakukan cek terhadap ketersediaan barang di dalam gudang. Data mengenai barang serta identitasnya kita buat sebagai berikut:
Langkah 1


Tujuan dari format tersebut adalah, jika kita mengetikan nomor bagian baran yang tersedia pada database gudang (tabel atas), maka pada Cell harga komponen dan statusnya secara otomatis muncul. Kemudian kita isi fungsi pada Cell harga komponen:


Langkah 2
 

=VLOOKUP(J13;I6:L10;3;FALSE)

Artinya, jika J13 terisi nomor bagian, maka sistem akan melakukan kesesuaian isian J13 dengan database I6 sampai L10 dan menampilkan kolom harga komponen (kolom ke-3 dihitung dari range I, J,. K dan L) sesuai isian J13. Bila tidak demikian, maka FALSE atau sistem tidak berjalan.
Hasilnya, bila kita coba isi Cell J13 dengan A001, maka akan muncul:
Hasil 1


Lalu di Cell Status kita ketikkan fungsi:

=VLOOKUP(J13;I6:L10;4;FALSE)
 
Artinya, jika J13 terisi nomor bagian, maka sistem akan melakukan kesesuaian isian J13 dengan database I6 sampai L10 dan menampilkan kolom status (kolom ke-4 dihitung dari range I, J,. K dan L) sesuai isian J13. Bila tidak demikian, maka FALSE atau sistem tidak berjalan.

Hasilnya, bila kita coba isi Cell J13 dengan A003, maka Cell harga komponen dan status akan muncul:
Hasil 2

Sistem telah berjalan dan kita bisa mengetikan nomor bagian lainnya selama nomor bagian tersebut masih tersedia dalam data bagian I6.

Penjelasan bagian sebelumnya bisa Anda simak di sini.