Jumat, 27 April 2018

Mudah Administrasi Perkantoran dengan MS Excel Bagian 9

Belajar MS Excel bagian 9, dokpri.
Mailing merge, mungkin tak banyak orang tahu tentang manfaat dan kegunaannya. Bila kita mengeksplorasi kemampuan ms word dan ms excel, lalu kita gabungkan keduanya, kita akan mendapatkan sebuah manfaat yang bisa dibilang cukup membantu menyelesaikan pekerjaan kita.

Fasilitas mailing merge ini dapat kita terapkan ketika menghadapi masalah penggunaan ms word dengan template yang sama atau format sama, namun identitas di dalamnya berbeda-beda. Acapkali kita kesulitan untuk menyelesaikan masalah tersebut, meski cara mudahnya adalah dengan mengcopy dan paste, karena identitas isian yang berbeda, tetaplah kurang efisien waktu dan tenaga. Oleh karena itu, mailing merge bisa menjadi alternatif untuk mempermudah kita dalam membangun sebuah template untuk semua isian atau identitas yang berbeda-beda.

Bila kita belajar melalui media daring, seringkali kita masih mengalami kekurangan informasi sebab langkah-langkah praktik mailing merge disampaikan secara tak utuh. Akhirnya, mailing merge tidak dapat kita jalankan sesuai dengan petunjuk media daring tersebut. Untuk itu, kali ini penulis akan berbagi mengenai langkah-langkah membangun mailing merge dengan mengambil contoh pengadaan barang dan jasa.

Pertama, buatlah format atau template, misalkan dalam contoh ini adalah surat pengadaan barang dan jasa pemerintah sebagai berikut:
Langkah 1
Simpan dengan nama Surat Pengadaan Barang dan Jasa dalam sebuah folder (biar jelas tempatnya). Kosongkan bagian yang akan menjadi tempat isian mailing merge, dalam gambar kita beri tanda 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, dan 8; lalu tutuplah ms word-nya.

Langkah selanjutnya adalah membuat sebuah format di ms excel dengan isian sebagai berikut:
Langkah 2
Kita beri nama identitas sesuai nomor urut isian pada ms word tadi dan mengubah nama Tab sheet dengan menjadi Rancangan.

Kemudian, pindahlah ke Tab baru dan beri nama Isi dengan menata ulang isian mengolom, caranya adalah dengan meng-copy tabel pada Rancangan, lalu mem-paste special-kan, kemudian ketika keluar box, klik Value dan jangan lupa klik Transpose dengan tampilan sebagai berikut:

Langkah 3

Lalu tutup ms excel dan simpan dengan nama Isian, simpan dalam satu folder dengan ms word-nya agar mudah ditemukan saat melakukan mailing merge.

Berikutnya, kita buka kembali file Surat Pengadaan Barang dan Jasa, klik Mailings-Select Recipients-Use Existing List...:
Langkah 4

Kemudian muncul box berikut:

Langkah 5
Klik Isi, lalu OK.

Langkah selanjutnya, kita letakkan kursor pada setiap nomor yang akan kita mailing merge-kan tadi, 1, 2, 3, dst. sesuai dengan nama identitas yang muncul saat kita klik Mailings-Insert Merge Field (tanda panah ke bawah):
Langkah 6
Setelah semua berhasil dimailing merge, maka hasilnya adalah sebagai berikut:
Langkah 7
Lalu kita klik Preview results pada menu Mailings.
Langkah 8

Hasilnya akan tampak sebagai berikut:
Langkah 9
Bila kita hendak menambahkan data yang berbeda, cukup isikan sesuai format di ms excel Rancangan, lalu copast-kan pada Isi dengan transpose data, persis di bawah data pertama, dst. Dengan mengklik tanda next record berikut, maka satu template dapat berubah sesuai dengan isian identitas yang berbeda.
Langkah 10

Terakhir, Hasilnya bisa kita cetak masing-masing dengan menggunakan next record tadi.

Pembahasan sebelumnya dapat Anda baca di sini.